De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het gaat om het correct en op tijd afhandelen van Woo-verzoeken, het actief openbaar maken van documenten binnen verplichte informatiecategorieën en het openbaar maken uit eigen beweging (inspanningsverplichting). Goed informatiebeheer is daarvoor een noodzakelijke voorwaarde. De Woo bevat daarom ook een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden.
1. Actieve openbaarmaking
In 2025 vullen we de Woo-index verder met de (verplichte) informatiecategorieën. We houden rekening met de landelijke planning/volgorde. Het doel van deze Woo-index is dat alle informatie die bestuursorganen volgens de Woo actief openbaar moeten maken, te vinden is op één centrale plek en doorzoekbaar is. De zoekfunctie is nog in ontwikkeling.
Op onze eigen website richten we een centrale plek in, waar we onze openbaar gemaakte documenten publiceren. Op die manier kunnen we meer informatie actief openbaar maken en makkelijk vindbaar. Bovendien willen we het zoeken naar informatie vereenvoudigen door alle informatie die we daar plaatsen digitaal toegankelijk te maken.
Eind 2024 nemen we een voorziening voor beheer van sjablonen in gebruik, waarmee we beter toegankelijke documenten kunnen maken. In 2025 willen we de voorziening in de hele organisatie inzetten. Documenten kunnen we dan zo maken dat ze direct klaar zijn voor publicatie. De kwaliteit, leesbaarheid en toegankelijkheid van documenten kunnen we door het gebruik van deze voorziening gemakkelijker verbeteren.
2. Passieve openbaarmaking
We investeren in het optimaliseren van het Woo-proces en de rapportages. Onze Groningse aanpak blijven we verbeteren door bij Woo-verzoeken altijd op tijd in gesprek te gaan over de gewenste informatie en specifieke informatiebehoefte. De belangrijkste kenmerken van onze aanpak zijn: geautomatiseerd zoeken en de verzoeker mee laten kijken in het zoekproces en mee laten beslissen welke documenten relevant zijn.
We werken met een (verplichte) Woo-contactpersoon, die zorgt voor laagdrempeligheid en een betere dienstverlening bij een Woo-verzoek. Alle Woo-verzoeken en de documenten plaatsen we op provinciegroningen.nl/Woo-besluiten . In 2025 willen we dat alle Woo-besluiten en ook zoveel mogelijk documenten die horen bij deze Woo-besluiten digitaal doorzoekbaar zijn.
3. Verbetering van de informatiehuishouding
We ontwikkelen een kwaliteitszorgsysteem waarmee we in beeld brengen of we goed omgaan met informatie en kunnen werken we aan verbeteringen. Informatie die van waarde is voor burgers, bedrijven en de samenleving blijft zo duurzaam toegankelijk.
De ‘digitale werkplek’ voor medewerkers maken we gebruiksvriendelijker, zodat deze zich leent voor samenwerking, intern én extern. Elkaar mailen is dan niet meer nodig is en samenwerken gebeurt niet meer op netwerkschijven. Uit een extern onderzoek, naar de toekomstvastheid van ons huidige procesondersteuning en documentmanagement platform FileNet/Casemanager (Kiwi), blijkt dat het platform onvoldoende toekomstbestendig is. We maken een strategie om op termijn afstand te nemen van dit platform.
In 2025 gaan we het voorstel voor goed beheer van ons e-mail- en chatverkeer voor de sleutelfunctionarissen implementeren in de organisatie. Hierdoor blijven de mailboxen van sleutelfunctionarissen permanent en duurzaam bewaard. We baseren dit voorstel en onze aanpak op het advies van het Adviescollege openbaarheid en Informatiehuishouding over het beheren en bewaren van chatberichten bij de overheid: 'Kan dit weg?' - 'Nee'.
4. Bewustwording medewerkers en opleiden
De implementatie van de Woo heeft invloed op het werk van veel medewerkers. Daarom besteden we aandacht aan instructies, handleidingen en investeren we in e-learning en (verplichte) trainingen via de ProvincieAcademie. Dit geldt ook voor het verbeteren van onze informatiehuishouding. Anders omgaan met informatie vereist uitleg, richtlijnen en handleidingen zodat medewerkers weten hoe ze moeten samenwerken en waar ze wat moeten opslaan en wat weg mag. Openheid en transparantie moet de basishouding van iedereen in de organisatie worden. Het is een bewustwordingsproces dat verder gaat dan bedrijfsvoering en door de gehele organisatie moet worden opgepakt.